学校各相关职能部门、各二级学院：
学工系统建设是高校信息化建设的关键一环，对智慧校园建设至关重要。目前，学工系统已建立学生电子成长档案，成长档案涵盖个人基本信息、干部任职、社会实践、语言能力、技能资格、荣誉奖项、社团情况、国际交流、考研情况、服兵役情况、援藏援疆、志愿服务、考勤情况、论文情况、专利情况、科研情况、参加活动培训竞赛、其他荣誉奖项等内容。为推进学生工作管理信息化建设，提升服务效能，同时为增强数据的真实性和准确性，减少不必要的审核环节，现就学工系统学生电子成长档案信息采集与维护工作通知如下：
一、工作目标
全面、准确、及时完成学工系统学生电子成长档案信息的采集与维护，构建完整、动态的学生成长数据体系，为学生综合素质评价、精准化学生管理及个性化人才培养提供坚实的数据支撑，推动学生工作管理模式向信息化、智能化转型。
二、工作内容及要求
请各相关职能部门、各二级学院高度重视，加强组织领导，精心安排部署，确保学工系统学生电子成长档案信息的采集与维护工作圆满完成。
（一）信息采集范围
2024年9月1日以来全体非毕业班在校学生在学工系统学生电子成长档案所涉及的全部内容，各职能部门、各二级学院需确保信息覆盖无遗漏。
（二）职责分工
1. 各二级学院：负责组织本学院学生完成个人基本信息的填报工作，并做好审核，对学生信息填报的及时性、完整性和真实性进行把关，教育引导学生充分认识电子成长档案建设的重要意义，督促学生及时更新成长档案信息。提醒学生自行填报论文情况、专利情况、科研情况、社会实践以及校外参加活动培训竞赛、校外获得的荣誉奖项（在其他荣誉奖项填报）、校外参加志愿服务、校外取得技能资格等，并在系统上传佐证材料。负责本学院学生干部任职（附件1）、社团情况（附件6）、社会实践（附件2）、志愿服务（附件11）、荣誉奖项（附件5）、考研情况（附件8）、考勤情况（附件12）、开展的活动培训竞赛（附件16）等信息在系统的录入。
2. 相关职能部门
组织统战部：负责提供学生发展党员、党校培训数据（附件16）。
教务部：负责提供学生四六级考试、普通话考试通过数据（附件3）。
对外交流合作部：负责提供学生国际交流数据（附件7）。保卫部：负责提供服兵役情况数据（附件9）。
校团委：负责校级学生干部任职（附件1）、社团情况（附件6）、志愿服务（附件11）、社会实践（附件2）、荣誉奖项（附件5）、开展的校级活动培训竞赛（附件16）、援藏援疆（附件10）等在系统的录入。
教育学部：负责提供学生教师资格证考试数据（附件4）。
其他职能部门：根据自身职责，对涉及本部门开展的学生活动出示参加活动培训竞赛数据（附件16）。
（三）信息填报与维护要求
1. 学生层面：学生需登录学工系统，如实、准确、完整地填写个人电子成长档案的基本信息，拓展信息的论文情况、专利情况、科研情况、社会实践、参加活动培训竞赛（非学校组织）、其他荣誉奖项（非学校组织）。信息如有更新，应及时在系统中进行修改完善，确保档案信息与个人实际情况同步。
2. 审核层面：各二级学院和相关职能部门审核人员应严格按照审核标准，细致审核学生提交的信息。一旦发现信息有误或不符合规定，应立即退回并指导学生修正；对于审核通过的信息，要确保其真实且准确无误。
三、时间安排
（一） 信息填报阶段：2025年5月26日— 6月6日，学生完成个人电子成长档案信息的首次填报工作，校团委、二级学院录入负责范围内有关数据，其他部门将数据导入模板发至邮箱：xssw@sgu.edu.cn。
（二）初审和学生确认阶段：2025年6月7日 —6月15日，各二级学院和相关职能部门对学生填报个人基本信息进行初步审核，并组织学生本人确认拓展信息，查漏补缺，确保数据准确完善。
（三）复核阶段：2025年6月16日 - 6月30日，学校学工系统管理部门对审核通过的信息进行复核，及时发现存在问题，进一步做好数据核准。
（四）常态化维护阶段：自信息采集工作完成后，各二级学院、相关职能部门及学生需依据各自职责，定期更新并维护学生电子成长档案信息。
四、 培训保障
学生工作部定期组织开展学工系统学生电子成长档案信息填报与审核专题培训，确保各二级学院、相关职能部门工作人员及学生熟悉系统操作流程和信息填报要求。
五、联系方式
如有任何关于学工系统学生电子成长档案信息采集与维护工作的疑问，请及时与学工部联系。
联系人：林老师、逯老师
联系电话：0751-8120238、0751-8120230
附件：1.干部任职导入模板
2. 社会实践导入模板
3. 语言能力导入模板
4. 技能资格导入模板
5. 荣誉奖项导入模板
6. 社团情况导入模板
7. 国际交流导入模板
8. 考研情况导入模板
9. 服兵役情况导入模板
10. 援藏援疆导入模板
11. 志愿服务导入模板
12. 考勤情况导入模板
13. 论文情况导入模板
14. 专利情况导入模板
15. 科研情况导入模板
16. 参加活动培训竞赛导入模板
17. 其他荣誉奖项导入模板
学生工作部
2025年5月26日
