一、校内部门（人员）、在校生办理方式

（一）查阅教学档案，实行电话预约8120026或企业微信线上发送身份证明材料扫描件和查档需求。

（二）现场办理档案业务，在校生查询本人材料，携带本人身份证和学生证，来馆办理。代查请携带本人身份证，被查档人身份证正反面、毕业证书和委托书材料来馆办理。

二、毕业生办理方式

（一）为方便毕业生查档，教学档案的利用业务暂时开通线上服务通道，查档利用者可通过电子邮件提出查档需求，为保护教学档案内个人信息隐私安全，必须提供查档人合法身份证明材料，档案馆出具相关档案证明纸质材料件（只提供一份复制件），通过顺丰快递到付寄送。

（二）线上查档流程及注意事项

1.发送查档邮件至sgxydag1@sgu.edu.cn（寒假、暑假期间查档请根据值班安排，联系相应老师手机和邮箱。）

2.邮件中需包含以下内容：

（1）邮件主题为查档人姓名。（必须填名字，否则容易被筛选为垃圾邮件）

查档人身份证正反面、毕业证书和委托书照片或扫描件（委托书样板后附，网上查档被委托人请填：档案馆老师；委托书必须由查档人手写签名后拍照或扫描，如不方便打印可直接手写委托书相关内容，格式参照委托书样板）；证明材料请以邮件附件形式发送，注意控制附件大小,邮件不要超过12M，发送邮件后请在档案馆工作时间（注2）致电0751-8120026（寒假、暑假期间请根据值班安排，联系相应老师手机。）确认邮件已经收到。

另：如需查询高考录取名册，委托书内必须注明参加高考年份、录取专业及生源地。成人继续教育学生查学籍材料，必须填写就读所在教学点，例如：番禺教学点或南方技校。查学位授予材料请提供学位证书。

（2）邮件正文内容参考格式：

本人xxx，为韶关学院（如果是2000年以前的毕业生需要注明是：韶州师范、卫校、护校、韶关师专、韶关大学或韶关教育学院）xx学院（系）xxx专业xxxx级xxxx届（本科\专科\中专）毕业生，办学形式：全日制\继续教育\其他。现因xxxx，需办理xxx档案材料。（可参照委托书样板内容书写，见附件）

（3）正文申请后面需加上快递联系方式（收件人姓名、手机号、详细地址：**省**市**区**街道**），纸质版材料只能寄顺丰到付。如无快递详细联系方式，纸质版材料无法收到的后果自行承担。若无法顺丰到付收件的请自行找人过来档案馆取件。

如遇节假日和寒暑假，业务办结时间可能会有所延长，敬请谅解。

（三）到馆现场办理档案业务，携带本人身份证和毕业证，来馆办理。

（四）未正常毕业的我校学生查询在校期间教学档案材料，提供身份证和委托书办理，在委托书内特殊情况栏写上未正常毕业原由（出国留学、退学、休学、入伍等），其余同上。

三、档案馆联系方式：

电话：0751-8120026，如果遇到邮箱退件拒收，请换个邮件系统的邮箱发送，且附件照片总和不能超过12M，学校邮件系统限制较多，敬请谅解。

业务邮箱（E-mail）：sgxydag1@sgu.edu.cn（寒假、暑假期间查档邮箱请根据值班安排，联系相应老师邮箱。）

上述利用服务方式等解释权归韶关学院图书馆（档案馆）所有。

如有意见或建议请联系办公电话：0751-8120026。地址：韶关市浈江区大学路288号韶关学院明德区明德楼六楼东侧档案业务服务区。

感谢全校师生员工和校友对档案工作的理解和支持！

档案馆

2025年3月7日

注：1、日常使用邮箱中1为阿拉伯数字1。

  2、档案馆上班时间上午8：00-11：40，下午14：40-16：45，节假日正常休息。电话：0751-8120026。

友好提醒：

1、我馆只提供中文成绩，毕业生如需英文版成绩，可自行翻译，经我校对外合作交流部（弘德楼404房）审核盖章后，再到教务部学籍科（0751-8121372）盖章。

2、在校学生个人档案由二级学院存放管理，毕业后由学生工作部就业指导中心（0751-8121439）邮寄，校内教职员工人事档案请咨询学校人力资源部。